Benutzerhandbuch
Erste Schritte mit Neksio
Alles, was Sie brauchen – von der Registrierung bis zu KI-gestützten Kundengesprächen, Schritt für Schritt.
Was ist Neksio?
Neksio ist eine KI-gestützte Plattform für Kundeninteraktion, entwickelt für Autohäuser, Händler und Dienstleistungsunternehmen. Sie verbindet Ihr Unternehmen mit Kunden auf WhatsApp, Instagram, TikTok und Facebook – über intelligente KI-Agenten, die Anfragen rund um die Uhr bearbeiten, Leads qualifizieren, Ihr Inventar präsentieren und bei Bedarf an menschliche Mitarbeiter übergeben.
KI-Gespräche
Automatische Antworten auf Basis Ihrer eigenen Wissensdatenbank
Inventar präsentieren
Angebote direkt im Chat veröffentlichen und teilen
Kontaktverwaltung
Einheitliche Kundenprofile über alle Kanäle hinweg
Übergabe an Menschen
Jedes Gespräch jederzeit an Ihr Team übergeben
Konto erstellen
So erstellen Sie Ihr Neksio-Konto auf platform.neksio.com.
Plattform aufrufen
Auf „Sign Up“ oder „Register“ klicken
Ihre Daten eingeben
E-Mail-Adresse bestätigen
Anmelden
Tipp: Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse (z. B. sie@ihrefirma.de) – sie erscheint in Benachrichtigungen, die an Ihre Kunden gesendet werden.
Profil einrichten
Nach der ersten Anmeldung führt Sie ein Onboarding-Assistent durch 4 Schritte. Schließen Sie alle Schritte ab, um die gesamte Plattform freizuschalten.
Wählen Sie die Kategorie, die Ihr Unternehmen am besten beschreibt (z. B. Car Dealership, Real Estate, E-commerce). So kann Neksio das Standardverhalten des KI-Agenten auf Ihre Branche abstimmen.
- Nutzen Sie die Suchleiste, um Ihre Unternehmensart schnell zu finden
- Wenn nichts genau passt, wählen Sie die naheliegendste Option
- Sie können dies später unter Settings ändern
Geben Sie die Unternehmensinformationen ein, die in Ihrem öffentlichen Profil und in ausgehender Kommunikation verwendet werden.
Firmenname *
Der offizielle Name Ihres Unternehmens
Land / Standort *
Wo Ihr Unternehmen ansässig ist
Haupttelefonnummer *
Die zentrale Telefonnummer Ihres Unternehmens
Verbinden Sie ein WhatsApp-Business-Konto. Sie benötigen eine WhatsApp-Business-API-Nummer – getrennt von einem normalen WhatsApp-Konto.
- Halten Sie Ihre WhatsApp-Business-Telefonnummer bereit
- Sie erhalten einen Bestätigungscode per SMS oder Anruf
- Geben Sie den Code in das vorgesehene Feld ein, um die Inhaberschaft zu bestätigen
- Nach der Verifizierung ist Ihre Nummer mit der Plattform verknüpft
Info: Sie können die WhatsApp-Einrichtung überspringen und später im Bereich Channels nachholen. Die meisten Funktionen setzen jedoch eine aktive WhatsApp-Verbindung voraus.
Neksio prüft Ihre Unternehmensdaten. Das geht meist sofort, kann aber einige Minuten dauern. Danach ändert sich Ihr Kontostatus in Verified, und Sie können einen Tarif wählen.
Hinweis: Dauert die Verifizierung länger als erwartet, wenden Sie sich mit der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an den Support.
Tarif wählen
Nachdem Ihr Profil verifiziert wurde, werden Sie zur Seite Subscription Plans weitergeleitet.
Verfügbare Tarife vergleichen
Auf „Select Plan“ klicken
Zahlung über PayPal abschließen
Weiterleitung zu Ihrem Dashboard
Tipp: Unsicher, welcher Tarif passt? Vergleichen Sie alle Tarife oder buchen Sie eine Demo – unser Team hilft Ihnen bei der Auswahl.
Dashboard-Überblick
Das Dashboard ist Ihre Steuerzentrale. Es zeigt Ihnen in Echtzeit, wie Ihr Geschäft läuft.
Gesprächsstatistiken
Gespräche insgesamt, aktive Verläufe, Verhältnis von KI- zu menschlich bearbeiteten Gesprächen
Häufigste Anliegen
Die häufigsten Fragen und Anfragen Ihrer Kunden
Empfohlene Angebote
Die Inventarartikel, die Ihr KI-Agent am häufigsten vorschlägt
Mitarbeiterstatus
Welche Teammitglieder online sind und Gespräche bearbeiten
Tipp: Mit der Datumsauswahl oben im Dashboard filtern Sie die Statistiken nach heute, den letzten 7 Tagen, den letzten 30 Tagen oder einem eigenen Zeitraum.
Posteingang & Gespräche
Im Posteingang (Inbox) laufen alle Kundengespräche zusammen – WhatsApp, Instagram, TikTok und Facebook in einer einheitlichen Ansicht.
Gespräche filtern
- Nutzen Sie die Kanal-Tabs (All / WhatsApp / Instagram usw.), um nach Plattform zu filtern
- Filtern Sie nach Status: Active, AI-only, Handed off oder Unassigned
- Suchen Sie nach Kundenname oder Telefonnummer
Gesprächsstatus
Der KI-Agent bearbeitet das Gespräch automatisch
Die KI hat den Chat an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben
Ein menschlicher Mitarbeiter führt das Gespräch gerade aktiv
Kein Mitarbeiter zugewiesen – braucht Aufmerksamkeit
Gespräche zuweisen
Wenn ein Gespräch eine persönliche Note braucht, können Sie es sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen.
Gespräch öffnen
Auf „Assign to me“ klicken
Oder einem Teammitglied zuweisen
An die KI zurückgeben
Kunden antworten
- Geben Sie Ihre Nachricht in das Antwortfeld unten im Chatfenster ein
- Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf Send, um die Nachricht zu senden
- Nachrichten werden über denselben Kanal gesendet, den der Kunde genutzt hat
- KI-generierte Nachrichten sind zur Orientierung mit einem KI-Badge gekennzeichnet
- Stimmung und Anliegen des Kunden werden neben jeder Nachricht angezeigt
Kontakte
Kontakte anzeigen & suchen
Alle Kunden, die mit Ihrem Unternehmen interagiert haben, werden als Kontakte gespeichert.
- Suchen Sie nach Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
- Filtern Sie Kontakte nach Kanal (WhatsApp, Instagram usw.)
- Sortieren Sie nach Name, letzter Interaktion oder Aktivität
- Klicken Sie auf einen Kontakt, um den gesamten Gesprächsverlauf zu sehen
Kontakte importieren
Importieren Sie bestehende Kunden aus einer CSV- oder Excel-Datei.
Contacts → Import öffnen
Vorlage herunterladen
Datei hochladen
Import bestätigen
Kontakte verwalten
Kontakt bearbeiten
Name, Telefonnummer, E-Mail und benutzerdefinierte Felder auf der Detailseite des Kontakts aktualisieren
Duplikate zusammenführen
Zwei Kontakte auswählen und mit Merge ihren Verlauf in einem Profil zusammenführen
Kontakte exportieren
Die gesamte Kontaktliste als Excel-Datei (.xlsx) für die Offline-Nutzung oder den CRM-Abgleich herunterladen
Kontakt löschen
Einen Kontakt samt dem gesamten zugehörigen Gesprächsverlauf dauerhaft entfernen
Inventar
Angebot hinzufügen
Veröffentlichen Sie Produkte oder Fahrzeuge in Ihrem Inventar, damit der KI-Agent sie in Kundengesprächen vorschlagen kann.
Inventory → Add New öffnen
Bilder hochladen
Details eingeben
Als Entwurf speichern oder veröffentlichen
Angebote veröffentlichen & verwalten
Jedes Angebot hat einen Status, der seine Sichtbarkeit steuert.
Gespeichert, aber für Kunden nicht sichtbar
Live – Kunden und KI-Agent können es sehen
Als verkauft markiert – aus den aktiven Angeboten entfernt
In allen Ansichten ausgeblendet, die Daten bleiben jedoch erhalten
Tipp: Jedes veröffentlichte Angebot erhält einen eigenen teilbaren Link mit einer WhatsApp-Schaltfläche „Enquire“ – teilen Sie ihn in Chats oder in sozialen Medien.
KI-Agenten
KI-Agent konfigurieren
Öffnen Sie AI Agents in der Seitenleiste, um festzulegen, wie sich Ihr KI-Agent verhält.
Tonfall & Persönlichkeit
Legen Sie den Kommunikationsstil des Agenten fest – freundlich, professionell, knapp usw.
KI-Modell
Wählen Sie das zugrunde liegende Sprachmodell (abhängig von Ihren Kontoeinstellungen)
Temperatur
Steuern Sie die Kreativität – niedriger für sachliche Antworten, höher für gesprächigere Antworten
Übergaberegeln
Legen Sie fest, wann die KI an einen menschlichen Mitarbeiter eskalieren soll
Wissensdatenbank
Laden Sie Dokumente hoch, damit Ihr KI-Agent Fragen mit Ihren eigenen Unternehmensinformationen beantworten kann (RAG – Retrieval-Augmented Generation).
Memory Hub in der Seitenleiste öffnen
Dokumente hochladen
Indexierung abwarten
Abruf testen
Tools & Skills
Erweitern Sie die Fähigkeiten Ihres KI-Agenten, indem Sie Tools aktivieren, die er während Gesprächen nutzen kann.
- Websuche – der Agent kann aktuelle Informationen nachschlagen
- Inventarsuche – automatische Suche in Ihren veröffentlichten Angeboten
- Eigene API-Tools – binden Sie Ihre eigenen APIs für Live-Daten an
- Rechner – nützlich für Preis- und Finanzierungsfragen
- Jedes Tool lässt sich pro KI-Agent ein- und ausschalten
Kanäle
WhatsApp über Meta verbinden
Neksio verbindet sich über die Meta (Facebook) Business API mit WhatsApp. Der gesamte Ablauf läuft über Facebook – Sie melden sich an, wählen Ihre Facebook-Seite, bestätigen die Berechtigungen und verknüpfen Ihre Telefonnummer. Gehen Sie die Phasen der Reihe nach durch.
Bevor Sie beginnen – das brauchen Sie
- Ein privates Facebook-Konto – es dient als Ihr Zugang für Meta
- Eine Facebook-Seite für Ihr Unternehmen (Sie müssen Admin der Seite sein)
- Eine Telefonnummer, die Sie als WhatsApp-Business-Nummer verwenden
- Die WhatsApp-Business-App auf Ihrem Handy (für die QR-Verifizierung)
Hinweis: Wenn Ihre Telefonnummer derzeit in einer privaten WhatsApp- oder WhatsApp-Business-App aktiv ist, müssen Sie dieses Konto zuerst löschen, bevor Sie die Nummer hier verbinden: Öffnen Sie WhatsApp → Settings → Account → Delete Account.
Channels → WhatsApp verbinden
Bei Ihrem Facebook-Konto anmelden
Tipp: Verwenden Sie das Facebook-Konto, dem Ihre Unternehmensseite gehört oder das sie als Admin verwaltet. Mit dem falschen Konto erscheint Ihre Seite im nächsten Schritt nicht.
Wählen Sie die Facebook-Seite Ihres Unternehmens
Select a Facebook Page
Einvotca
Facebook Page · Admin
Sie sehen Ihre Seite nicht? Dann sind Sie möglicherweise kein Admin. Bitten Sie den Inhaber der Seite, Sie hinzuzufügen: Facebook → Ihre Seite → Settings → Page Roles.
Berechtigungsbildschirm prüfen und bestätigen
Review what you'll share with Neksio Technologies
Here's what Neksio Technologies will be able to access and do with your current and previous connections.
Neksio Technologies is requesting access to
Business
einvotca.ai
Facebook Page
Einvotca
Neksio Technologies will be able to:
Manage your business
Create, update and read business info and assets on your behalf
Manage and access Page conversations in Messenger
Read and send messages through your Page's Messenger inbox
Manage comments on your Page
Read, hide, delete, and reply to comments on your Page posts
Read content posted on the Page
View posts, photos, videos and other published content
Manage accounts, settings, and webhooks, and access content enforcement data for a Page
Configure webhooks so Neksio receives real-time message events
Alle fünf Berechtigungen sind erforderlich. Deaktivieren Sie keine davon – Neksio braucht jede einzelne, um Ihre WhatsApp-Nachrichten korrekt zu senden, zu empfangen und weiterzuleiten. Klicken Sie auf Next, um fortzufahren.
Info: Diese Berechtigungen beschränken sich auf geschäftliche Nachrichten. Neksio kann nicht in Ihrer privaten Chronik posten, auf Ihr privates Profil zugreifen oder Ihr Werbekonto ändern.
WhatsApp-Business-Konto auswählen oder erstellen
WhatsApp-Business-Telefonnummer eingeben
+971 50 123 4567). Wählen Sie SMS oder Voice Call für den Bestätigungscode und klicken Sie dann auf Send Code. Geben Sie den 6-stelligen Code ein, sobald er ankommt, und klicken Sie auf Next.Den angezeigten QR-Code scannen
- Öffnen Sie WhatsApp Business auf Ihrem Handy
- Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü ⋮ → Linked Devices
- Tippen Sie auf Link a Device
- Richten Sie Ihre Kamera auf den QR-Code auf Ihrem Computerbildschirm
Hinweis: Der QR-Code läuft nach wenigen Minuten ab. Ist er abgelaufen, klicken Sie auf Refresh QR Code, um einen neuen zu erzeugen.
Name des WhatsApp-Business-Kontos und Zeitzone eingeben
- Name des WhatsApp-Business-Kontos
Der Anzeigename, den Kunden sehen, wenn Sie ihnen schreiben (z. B. Einvotca Support). Wählen Sie ihn mit Bedacht – Meta prüft diesen Namen, und die Freigabe kann einige Stunden dauern.
- Zeitzone
Wählen Sie die Zeitzone Ihres Unternehmensstandorts. Sie wirkt sich auf die Planung von Nachrichten und auf Analysen aus.
Klicken Sie anschließend auf Next.
Einrichtung bestätigen
Auf Finish klicken – Sie sind verbunden!
Nach dem Verbinden – die nächsten Schritte
- Legen Sie unter Channels → Settings Profilbild und Beschreibung Ihres WhatsApp-Business-Profils fest
- Laden Sie Dokumente in den Memory Hub hoch, damit Ihr KI-Agent Ihr Unternehmen kennt
- Senden Sie eine Testnachricht an Ihre WhatsApp-Nummer, um die Zustellung von Anfang bis Ende zu prüfen
- Konfigurieren Sie unter AI Agent die Übergaberegeln, damit menschliche Mitarbeiter bei Bedarf benachrichtigt werden
Info: Wenn Ihre Nummer nach dem Abschluss als Pending angezeigt wird, prüft Meta noch den Anzeigenamen Ihres WhatsApp-Business-Kontos. Das klärt sich meist innerhalb weniger Stunden. Sobald der Name freigegeben ist, erhalten Sie eine E-Mail von Meta.
Facebook-Seiten-Integration
Nachdem Sie im WhatsApp-Verbindungsablauf auf Continue with Meta geklickt haben, öffnet sich Facebook in einem Pop-up. Folgen Sie den Schritten unten, um die Integration abzuschließen.
Es gibt außerdem eine ausführliche Anleitung zur Facebook-Seiten-Integration mit der vollständigen Schritt-für-Schritt-Beschreibung auf einer eigenen Seite.
Bei Ihrem Facebook-Konto anmelden
Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie bei dem Konto angemeldet sind, dem Ihre Unternehmensseite gehört oder das sie als Admin verwaltet. Mit dem falschen Konto erscheint Ihre Seite im nächsten Schritt nicht.
Wählen Sie die Facebook-Seite Ihres Unternehmens
Select a Facebook Page
Einvotca
Facebook Page · Admin
Sie sehen Ihre Seite nicht? Dann sind Sie möglicherweise kein Admin. Bitten Sie den Inhaber der Seite: Facebook → Page Settings → Page Roles → Ihr Konto als Admin hinzufügen.
Berechtigungsbildschirm prüfen
Review what you'll share with Neksio Technologies
Here's what Neksio Technologies will be able to access and do with your current and previous connections.
Neksio Technologies is requesting access to
Business
einvotca.ai
Facebook Page
Einvotca
Neksio Technologies will be able to:
Manage your business
Manage and access Page conversations in Messenger
Manage comments on your Page
Read content posted on the Page
Manage accounts, settings, and webhooks, and access content enforcement data for a Page
Alle fünf Berechtigungen sind erforderlich – deaktivieren Sie keine davon. Klicken Sie auf Next, um fortzufahren.
Info: Diese Berechtigungen beschränken sich auf geschäftliche Nachrichten. Neksio kann nicht in Ihrer privaten Chronik posten, private Nachrichten lesen oder Ihr Werbekonto ändern.
Auf Next und dann auf Finish klicken
Team & Mitarbeiter
Teammitglieder einladen
Agents in der Seitenleiste öffnen
Auf „Invite Agent“ klicken
Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail
Rollen & Berechtigungen
Jedem Teammitglied wird eine Rolle zugewiesen, die festlegt, was es sehen und tun kann.
Vollzugriff – Abrechnung, Einstellungen, alle Funktionen. Nur einer pro Konto.
Kann Gespräche und Kontakte bearbeiten. Kein Zugriff auf Abrechnung oder Einstellungen.
Nur Lesezugriff auf Dashboard, Gespräche und Kontakte.
Einstellungen & Abrechnung
Kontoeinstellungen
Öffnen Sie Settings in der Seitenleiste, um Ihr Konto zu verwalten.
- Firmenname, Logo und Kontaktdaten aktualisieren
- Zeitzone und Spracheinstellungen ändern
- API-Schlüssel für eigene Integrationen erzeugen
- Verbundene Unternehmen verwalten (wenn Sie mehrere Standorte betreiben)
- Audit-Protokolle der Plattformaktivität ansehen und exportieren
Abrechnung & Tarife
Öffnen Sie Billing in der Seitenleiste, um Ihr Abonnement zu verwalten.
- Aktuellen Tarif und Nutzung ansehen
- Jederzeit auf einen höheren Tarif upgraden – Änderungen werden anteilig berechnet
- Die Zahlung wird sicher über PayPal abgewickelt
- Rechnungen aus der Abrechnungshistorie herunterladen
- Wenn Ihr Tarif abläuft, werden Gespräche bis zur Verlängerung pausiert
Hinweis: Um Ihr Abonnement zu kündigen, wenden Sie sich mindestens 24 Stunden vor Ihrem nächsten Abrechnungsdatum an den Support.
Benachrichtigungen
Legen Sie fest, wie und wann Sie Benachrichtigungen von der Plattform erhalten.
Öffnen Sie Notifications in der Seitenleiste, um Benachrichtigungen für neue Gespräche, Zuweisungen an Mitarbeiter und Abrechnungsereignisse einzurichten. Benachrichtigungen können in der App, per E-Mail oder per WhatsApp zugestellt werden.
Brauchen Sie weitere Hilfe?
Unser Support-Team hilft Ihnen, das Beste aus Neksio herauszuholen.